Team Manager Office

 In Career, Featured on homepage

Omdat VPInstruments groeit, zijn wij op zoek naar een nieuwe collega die ons komt helpen met het op rolletjes laten lopen van ons kantoor. Naast het vervullen van kerntaken die bij je functie horen wordt van je verwacht dat je kritisch kijkt naar de bestaande processen en waar nodig verbeteringen voorstelt.

24 – 32 uur per week

Voor de Afdeling Office zijn wij op zoek naar een parttime Team Manager Office voor 24-32 per week. Je gaat een leidende rol krijgen en samenwerken met je collega’s van office.

Laatstgenoemde personen werken beiden parttime (28 en 32 uur). De Team Manager Office krijgt taken die zowel leidinggevend (20%), commercieel (50%), als administratief (30%) zijn.

Waar gegroeid wordt, moet verbeterd worden. Processen moeten worden aangepast op de toekomstige groei. Soms is het nodig om buiten gebaande paden te gaan denken. “We doen dit al jaren zo” is geen reden om het zo te blijven doen.  Denk bijvoorbeeld aan automatisering van orderinvoer, optimaliseren van serviceproces, vereenvoudigen van administratief werk.

Uiteindelijk ga je jezelf kunnen ontwikkelen tot meewerkend voorman/ vrouw op deze afdeling en het centrale aanspreekpunt worden voor het Management Team.

Even voorstellen

VPInstruments is een snelgroeiend bedrijf dat sinds 1999 actief en gevestigd is in Delft en levert meetapparatuur voor flow, druk en temperatuur voor perslucht en industriële gassen. Hiernaast leveren wij energiemanagementsystemen voor industriële klanten, met als doel om energie en kosten te besparen. VPInstruments ontwikkelt, produceert (deels uitbesteed) en verkoopt deze oplossingen via een distributienetwerk in meer dan 70 landen en is daarmee een top-3 speler in de markt. Het bedrijf behoort tot de meest innovatieve bedrijven in de branche. Het team bestaat uit 16 mensen in vaste dienst, aangevuld met externe krachten. Het kleine, hechte kernteam is ambitieus, maar ook gezellig en informeel.

Kernwaarden
Onze kernwaarden zijn: Ambitieus, Betrokken, Doorzetten, Eerlijk, Teamgericht.

Wij hechten veel waarde aan kandidaten met een groot verantwoordelijkheidsgevoel en zelfstandigheid bij het op zoek gaan naar antwoorden en oplossingen. Uiteraard met ons als steun in de rug waar nodig want we doen het als team! Je steekt graag je handen uit de mouwen, bent eerlijk naar collega’s en respectvol naar de klant.  Herken jij jezelf hierin? Dan leren wij je graag verder kennen!

Verantwoordelijkheden en taken

Leidinggevend:

Als leidinggevende houd je je bezig met het optimaal functioneren en de groei van de complete afdeling office. Verbeteringen signaleren en doorvoeren is een continu proces waarmee je je op de achtergrond bezighoudt samen met je collega’s.

Commercieel:

Commerciële taken zullen de basis zijn van je werkzaamheden. Je hebt een centrale rol binnen onze organisatie. Je maakt onderdeel uit van het volledige primaire proces vanaf de eerste aanvraag tot en met de after-sales. Je werkt samen met je collega’s van de afdeling verkoop, inkoop en productie. Hierbij een lijst van de taken en verantwoordelijkheden binnen jouw functie.

  • Ondersteuning bij het opstellen en versturen van offertes, nabellen van verzonden offertes en geplaatste orders wanneer klanten iets vergeten zijn of verkeerd besteld hebben
  • Afhandeling van commercieel telefoonverkeer
  • Afhandeling van email uit je eigen mailbox en de mailbox van de Sales Support en Office Manager (beantwoording klantvragen en verwerken van binnengekomen orders, inkoopfacturen etc.)
  • Invoeren, opvolgen en monitoren van (service) orders inclusief klantcommunicatie
  • Versturen orderbevestigingen na planning en opvolging van serviceorders
  • Aanleveren van productieorders aan Productie (inclusief instructies voor verzending, rekening houdend met wereldwijde regelgeving)/ bewaking van dit proces
  • Factureren van geleverde orders/ bewaking van dit proces
  • Up-to-date houden van het ERP en CRM-systeem (waaronder aanmaken en bijwerken van relaties en contactpersonen en bedrijfsgegevens)

Administratief

Ter ondersteuning van je collega’s zal je ook volledig bekwaam moeten worden in het uitvoeren van administratietaken. Zodat je deze over kan nemen op dagen dat je collega er niet is.

  • Invoer, controle en boeken van inkoopfacturen
  • Debiteuren- en crediteurenbeheer
  • Declaraties verwerken
  • HR gerelateerde taken (o.a. salarismutaties, gewerkte uren)
  • Onderhouden van de stamgegevens inzake de financiële administratie

Organisatorisch:

  • Ontvangen van klanten en andere zakelijke bezoekers
  • Verzorgen van facilitaire zaken
  • Assisteren bij het organiseren van evenementen, uitjes en diners

Functie eisen

  • HBO+ werk- en denkniveau
  • Minimaal 3 jaar relevante werkervaring
  • Uitstekende beheersing van zowel de Nederlandse als Engelse taal (in woord en geschrift)
  • Goede kennis van Microsoft Office (Word, Excel, Office online), Outlook, ERP systeem (Exact Online), CRM systemen (ZOHO)
  • Kennis van boekhouden en boekhoudkundige programma’s zoals Exact Online, BaseCone
  • Je bent stressbestendig
  • Je werkt nauwkeurig
  • Je denkt klantgericht, zowel extern als intern
  • Je bent in staat veranderingen te initiëren en door te voeren
  • Je beschikt over uitstekende communicatieve vaardigheden zowel mondeling als in geschift richting klanten en collega’s
  • Je bent initiatiefrijk en komt zelf met oplossingen
  • Je bent assertief, niet op je mond gevallen
  • Je toont leiderschap, bent een natuurlijk leider
  • Je bent een teamspeler en werkt graag samen met je collega’s

 

Wat heeft VPInstruments jou te bieden?

Wij zijn een informeel bedrijf. What you see is what you get. Een platte organisatie, waarin iedereen een grote mate van vrijheid heeft. Continue verbeteren vinden wij heel belangrijk. Daarom bieden wij diverse mogelijkheden om jezelf door te ontwikkelen, in de vorm van vakspecifieke opleidingen en persoonlijke ontwikkeling. VPInstruments heeft een fitness/ sportregeling waarbij er, in overleg met elkaar, overdag kan worden gesport. Verder bieden wij een marktconform salaris.

Werkuren:       24-32 uur
Locatie:            Delft

Verdeling van de uren in overleg. Onze voorkeur gaat echter wel uit naar aanwezigheid op maandag, woensdag en vrijdag.

Interesse?
Mail ons je CV plus een korte motivatiebrief naar maarten.kornet@vpinstruments.com

Acquisitie n.a.v. deze vacature wordt niet op prijs gesteld.

Recent Posts
0
China
There are no products
VPStudio 2 software